Etablir un plan de prospection (avec Hubspot CRM)

Deux questions reviennent souvent quand je parle de mon activité ; comment tu fais pour trouver des clients sans faire de prospection téléphonique ? Est-ce qu’un CRM est vraiment utile ?

C’est peut-être parce que j’utilise un logiciel de gestion de contact que je parviens à générer des affaires sans faire de prospection téléphonique à l’ancienne.

Quand je dis l’ancienne, entendez prendre une liste de contact avec un nom, un prénom un numéro de téléphone, et engager la conversation selon un script (fil rouge) plus ou moins strict et identique pour toutes les personnes présentes sur la liste.

Vu que l’on est entre nous, nous pouvons nous payer le luxe d’être franc et direct.

Si vous êtes à la tête d’une petite équipe de commerciaux (mettons cinq pour dire un chiffre), il y a fort à parier que vous n’avez pas forcément de logiciel pour piloter la relation avec les prospects et les clients.

Vous avez certainement un ensemble de scripts pour aider vos collaborateurs à engager la conversation ou relancer un interlocuteur disponible dans un fichier texte.

Je suis même prêt à parier qu’ils ont des objectifs à la semaine, au mois, au trimestre et que tout est consigné dans un beau fichier Excel avec plusieurs onglets et des tableaux croisés dynamiques.

Allez, si vous venez mentalement de répondre oui trois fois, vous savez que vous êtes comme la plupart des boîtes de votre taille et de votre secteur. C’est un peu la foire (je reste poli car il y a des jeunes qui lisent avec assiduité ce blog).

Et si vous utilisiez un CRM comme un outil pour établir un plan de prospection ?

Excel est un bon outil, mais pour une raison qui vous échappe, la belle matrice que vous aviez mise en place il y a longtemps, à finit par bouger de façon imperceptible.

Chacun y est allé de sa petite modification qui l’arrange, à l’arrache, pendant un appel et au final chaque commercial à sa propre version dans un coin (en plein milieu de son écran et donc sur son disque dur en vrai).

C’est là qu’un logiciel comme Hubspot CRM (je parle de lui parce que je l’utilise et certains de mes clients aussi) peut vous aider à établir votre plan de prospection et le faire évoluer dans le temps.

En définissant chaque étape du plan (ou tunnel) de prospection, vous allez sécuriser vos commerciaux et les aider à rester concentré sur l’essentiel ; la conversation avec le futur client.

Le deuxième effet KissCool, c’est que vous allez pouvoir analyser votre plan de prospection et pouvoir l’ajuster rapidement (chaque mois par exemple) et permettre ainsi à l’ensemble de l’équipe de partager, de façon formelle, les pratiques des meilleurs.

Un plan de prospection de classe mondiale (il faut faire un peu américain pour être crédible)

Prenons l’exemple de mon plan de prospection avec les étapes suivantes :

Voir si le marketing sait des choses => Suivre le contact sur les réseaux sociaux => Analyser le marché du contact => Entrer en contact via Linkedin => Proposer un premier contact téléphonique => Qualifier le contact (SQL en globish) => Prendre le temps d’en parler 1h00 => Envoyer une proposition => Ajuster le tir => Boire le champagne ou réaliser une analyse post mortem.

En analysant l’avancée des contacts dans le tunnel de prospection pour chaque commercial, vous allez détecter les points forts et les points faibles de chacun.

Le lundi matin en réunion, celui dont les contacts s’empilent à l’étape “Entrer en contact via Linkedin”, pourra échanger avec celle ou celui qui est à l’aise avec ce point de passage et faire avancer les interlocuteurs bloqués à ce stade.

Comment faire pour bâtir ce plan de prospection qui va redonner la pêche à vos équipes ?

Le mieux est de commencer par définir les canaux de communicationspossibles.

Vous avez le mail, le téléphone, le fax (non je rigole), la messagerie instantanée, le SMS, Linkedin, Facebook, Twitter, WhatsApp…bref, là où sont vos prospects.

Ensuite, voyez dans quel ordre vous allez les utiliser. Vous pouvez commencer à vous connecter aux réseaux sociaux d’un prospect, lui envoyer un message sur twitter, lui demander de partager son réseau avec vous sur Linkedin, lui envoyer une série de mail, lui passer un coup de téléphone, lui confirmer un rendez-vous par sms etc…

Profitez-en pour faire le point sur les contenus que vos collaborateurs peuvent utiliser à chaque étape. Rédigez des mails type, des sms type, des messages de messagerie instantanée type. Bref, automatisez tout ce qui est envoyé plus de sept fois par jour. Cela permet de gagner du temps, d’uniformiser la communication (sans pour autant interdire la personnalisation) et d’éviter les fautes d’orthographe au passage.

Ah oui, pour définir l’ordre de votre plan de prospection, mettez-vous à la place de vos prospects et demandez-vous ce qui est le mieux pour eux et pas pour vos collaborateurs ou votre service ou votre entreprise. Si dans votre secteur d’activité personne n’utilise Facebook, oubliez ce canal même si un consultant / agence / digital strategist / formateur / coach vous a dit qu’il faut être présent sur Facebook parce que c’est la tendance dans les sociétés de votre taille et de votre secteur. Mieux, si vous ne savez pas, demandez à vos clients.

Est-ce que c’est difficile d’intégrer ce plan de prospection dans Hubspot CRM ?

Que ce soit Hubspot CRM (version gratuite) ou Sales (version payante), l’intégration de votre plan de prospection est un jeu d’enfant (même moi je sais le faire).

Je pourrais vous décrire par le menu les étapes pour créer votre tunnel de prospection, mais le mieux est encore de me demander une démonstration en visioconférence.

Notez qu’il est possible de récupérer des informations de vos fichiers Excels ou de vos anciennes bases de données.

Est-ce qu’il faut beaucoup de temps à un(e) commercial(e) pour prendre en main cet outil de gestion de la relation client ?

Une bonne approche est de choisir une personne dans l’équipe qui est motivée par l’utilisation d’un tel outil et de la former de façon un peu poussée durant 6 heures (en visioconférence par exemple) et ensuite, un mois après, de basculer toute l’équipe sur le CRM en une formation de trois heures sur site.

Cela permet de limiter le risque et d’ajuster au mieux le tunnel de prospection avant que tout le monde bascule dans un nouveau monde.

Un grand merci à Julien Peletier chez Opensourcing qui m’a inspiré l’écriture de ce billet (et avec qui nous mettons en place Hubspot Sales avec succès) et un clin d’oeil appuyé à Laura qui m’a vivement incitée, avec beaucoup d’à-propos comme toujours, à utiliser un minimum de franglish dans mes articles.

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